Preguntas frecuentes sobre la representación autorizada
El proceso en 4 sencillos pasos:
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Sí. En el mercado de la UE, el término formal es Representante Autorizado Europeo (EAR) y en el Reino Unido es Representante Autorizado del Reino Unido (UK AR). El servicio puede ser referido de diferentes maneras, incluyendo:
- A.R. – abreviatura del término genérico Representación Autorizada utilizado tanto en los mercados de la UE como en el Reino Unido.
- E.C. REP. – abreviatura de Representante de la Comunidad Europea y se utiliza, por ejemplo, para dispositivos médicos.
- U.K. REP. – abreviatura de Representante del Reino Unido y se utiliza, por ejemplo, para dispositivos médicos.
- F.B.O. – abreviatura de Operador de Empresa Alimentaria utilizado en la industria alimentaria.
- R.P. – abreviatura de Persona Responsable utilizada en cosméticos, alimentos para mascotas y productos generales (aplicable tanto en el mercado de la UE como en el del Reino Unido).
- U.K. A.R. – abreviatura de Representante Autorizado del Reino Unido.
- E.U. A.R. – abreviatura de Representante Autorizado de la UE.
- E.A.R. – abreviatura de Representante Autorizado de la UE.
Independientemente de la categoría del producto o de cómo se llame a dicho organismo legal, la función principal de un AR es garantizar el cumplimiento de los requisitos del mercado local y actuar como representante legal de su producto.
CERT no es el destinatario, lo que significa que no actuamos como importador completo. Proporcionamos representación legal en el mercado de productos con el objetivo de brindarte la mayor flexibilidad posible, permitiéndote tener control total sobre a quién deseas vender, tu envío, almacenamiento y distribución.
Esto es intencional ya que cada cliente ha negociado sus propias opciones de envío y distribución, con las cuales no queremos interferir. Mantienes la propiedad total de tu producto y puedes elegir quién actúa como el Importador de Registro para tratar con las aduanas y los impuestos especiales, así como abordar tus Responsabilidades Ampliadas del Productor (EPR). Esto podría ser tu empresa de envíos, almacenes o tu cliente.
Creemos que este enfoque te brinda un control total sobre tu producto y libertad de elección dentro del mercado de la UE o del Reino Unido para vender a quien desees.
Las principales obligaciones legales del mercado que debes cumplir son:
- Representación autorizada de tu producto en los mercados a los que estás exportando. Esto proporciona garantía a las autoridades del mercado local de que hay una entidad local que es legalmente responsable del producto que se vende en el mercado.
- Un Importador de Registro (IOR) que se encargará de todos tus requisitos de aduanas e impuestos especiales para introducir el producto en el mercado.
- Para el mercado de la UE, un representante fiscal (especialmente si estás vendiendo de empresa a consumidor) que pueda abordar tus requisitos de IVA.
- También tienes tus Responsabilidades Ampliadas del Productor (EPR), que son requisitos de registro de residuos de productos y envases para cumplir con las Directivas de Envases. En la UE, esto normalmente requiere una entidad de la UE y, como está relacionado con lo fiscal, es mejor que lo maneje tu Importador (Importador de Registro o Representante Fiscal).
Cuando CERT actúa como tu Representante Autorizado, asumimos la responsabilidad legal de tu producto para el mercado que elijas y nos hacemos responsables, proporcionando el punto de contacto para las autoridades locales del mercado. El Acuerdo de Servicio que acordamos confirma que CERT asumirá la responsabilidad de cualquier requisito legislativo que hayamos solicitado o aprobado. Por ejemplo, si hemos omitido asegurarnos de que el ‘Punto Verde’ esté presente para el mercado español, o si falta el logotipo de Triman para Francia; seremos responsables de esta omisión.
Si el producto ha fallado debido a una prueba incorrecta realizada por un tercero o a un proceso de fabricación defectuoso, estaremos encantados de brindar apoyo, pero la responsabilidad recaerá en ti como propietario del producto para resolverlo. Como Representante Autorizado, te ayudaremos con las comunicaciones con las autoridades del mercado relevantes cuando sea necesario.
Tenemos un proceso de revisión exhaustivo y hasta la fecha nunca hemos tenido ningún problema. Nuestro trabajo es mitigar los riesgos de tu producto y ¡nos gusta mantenerlo así!
El Archivo de Información del Producto (PIF) es un requisito legal para CERT, que actúa como representante legal de tu producto, para tener una copia. Esto es para asegurarnos de que podamos proporcionar a las autoridades del mercado la información que requieren cuando lo soliciten.
Algunos clientes hacen copias de sus archivos de productos existentes, lo cual está bien siempre que se actualicen los cambios en los productos en el archivo y se mantenga actualizado al revisor de productos designado. Esto es para garantizar que el producto siga siendo conforme para los mercados previstos. También tenemos clientes que utilizan el archivo seguro como su principal referencia técnica, lo cual también está bien. Bueno, ahorra en duplicaciones y administración adicional…
Hay otras razones para el archivo, por ejemplo, para fines de seguros, pero también utilizamos la información que cargas para completar la verificación. Nos gustan los escenarios de ‘ganar-ganar’…
Detalles del PIF:
Como resumen, los siguientes detalles se registran por producto:
- Diseño del Producto: Este será su diseño actual o propuesto en preparación para su revisión y comentarios. El diseño luego puede ser reemplazado con cualquier actualización requerida, por ejemplo, la dirección de Representación Autorizada.
- Declaraciones del Producto: Si tiene alguna declaración formal requerida por la legislación o declaraciones para proporcionar debida diligencia, estas deben guardarse en esta carpeta.
- Manual del Producto o Detalles de Construcción: Si tiene un manual del producto o cualquier dibujo técnico, medidas y tolerancias deben registrarse aquí.
- Registros del Producto: Pruebas de cualquier registro legislativo formal o registros a establecimientos de terceros, por ejemplo, FSC, deben guardarse aquí.
- Pruebas del Producto: Las pruebas de salud y seguridad son obligatorias para registrar aquí y cualquier prueba de rendimiento que ayude a corroborar el producto es recomendada.
Cualquier información que una autoridad de marketing pueda solicitar para corroborar las afirmaciones de su producto o para confirmar la idoneidad para el mercado y el uso previsto.
Cada línea de producto (SKU) tendrá su propio PIF con un diseño de archivo estándar como se muestra arriba. Esto es para referencia rápida y fácil a los detalles si es necesario y para cumplir con los requisitos legislativos. Se proporciona más detalle cuando se configura su archivo en línea.
Necesitas recordar que si tu producto es cuestionado por una autoridad de marketing, necesitamos poder compartir rápidamente detalles relevantes para corroborar tu producto. No querrías que se compartiera toda tu gama de productos y no queremos irritar a las autoridades con un exceso de información, o retrasar su solicitud mientras buscamos los datos para suministrarlos.
El propósito del PIF es tener la información relevante rápidamente disponible para demostrar el cumplimiento si surge un desafío. No queremos llamar la atención innecesaria sobre otros productos, a lo que nos referimos como “Bola de nieve”…
Situaciones en las que puedes tener los mismos productos compartiendo un PIF:
- Variaciones en tamaño, por ejemplo, prendas de vestir o tamaño de porción de alimentos, donde no hay cambios en materiales, requisitos técnicos o requisitos regulatorios.
- Variaciones en color o acabado donde el cambio no afecta las pruebas o requisitos regulatorios (una adición menor como un informe de prueba adicional que esté claramente identificado en el archivo es aceptable).
Si tienes preguntas en esta área, estaremos encantados de guiarte cuando revisemos tus productos contigo.
CERT tiene como objetivo ofrecer un enfoque claro y simple para tus requisitos regulatorios, permitiéndote centrarte en tu negocio principal. Un precio único para todos hubiera sido genial, pero no práctico; ya que los productos varían en complejidad y esto habría penalizado a muchas áreas de productos teniendo que subsidiar productos más complejos.
Por lo tanto, el enfoque más rentable y simple es dividir el cargo en dos etapas:
- Revisión inicial
- Cargo mensual por servicio.
Esto nos permite ofrecerte un cargo fijo y simple por el Servicio de Autorización que se ajusta a la forma en que trabajamos.
¿Cómo funcionan las dos etapas?
El cargo de revisión es un cargo único fijo definido por la complejidad de tu producto y el número de mercados requeridos:
| Clasificación de Complejidad | Definiciones Básicas | Ejemplos |
SencilloRequisitos de prueba del producto simples con requisitos regulatorios mínimos/genéricos, por ejemplo, Reglamento General de Seguridad de Productos, Ley de Pesos y Medidas. | Alimentos: Hasta 10 ingredientes. Sin procesamiento además de cortar, picar, embotellar o exprimir. Sin reclamaciones nutricionales. | Ejemplos de Alimentos: Productos frescos, leche, queso, pescado, verduras cortadas, carne cruda, jugo de naranja. |
| Suplementos: Hasta 3 de los ingredientes principales de vitaminas y minerales aprobados que se venden en cualquiera de los países de la UE y en el Reino Unido. | Ejemplos de Suplementos: Suplemento de Citrato de Magnesio. | |
| No alimentario: Composición/artículo de un solo ingrediente o multi-componente muy simple. | Ejemplos de No Alimentos: Tazas/platos de papel, vajilla, cubiertos, envases de alimentos, bolsas, cuidado y belleza de componentes simples (almohadillas de algodón, bandas para el cabello, limas de uñas, pinzas), textiles simples (toallas, ropa de cama, paños), productos de higiene de componentes simples). | |
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Medio | Alimentos: Productos de valor añadido que están procesados. Todos en una etapa de mezcla en un solo recipiente, con o sin proteína simple. | Ejemplos de Alimentos: Yogur, mousses, sopas, patés, pescado con salsa, carnes cocidas, pan, puré de papas. Salchichas, hamburguesas. Polvos alimenticios, barras de chocolate simples. Suplementos alimenticios. |
| Suplementos: De 3 a 8 ingredientes nutricionalmente activos, que incluyen hasta 3 extractos de hierbas/plantas y se venden en uno de los principales mercados de la UE* y el Reino Unido. | Ejemplos de Suplementos: Complejo ADEK con Melena de León, Ginkgo, Cúrcuma, mezcla de Aminoácidos Esenciales. | |
| No alimentario: Etiquetado de advertencia más complejo. Productos que consisten en mezclas básicas con posibles irritantes de bajo nivel o nulos. | Ejemplos de No Alimentos: Mezclas exentas de CLP, requisitos de etiquetado de juguetes simples, productos de higiene medianamente complejos (navajas, tampones, pañales, cepillos de dientes, accesorios dentales, vendajes), accesorios para bebés, tapicería. | |
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Complejo | Alimentos: Productos de valor añadido con más de una receta, componente o método de cocción. | Ejemplos de Alimentos: Comidas preparadas, pasteles, tartas, multipacks de galletas/dulces, sándwiches. |
| Suplementos: Más de 8 ingredientes nutricionalmente activos, que incluyen más de 3 extractos de hierbas/plantas y se venden en cualquiera de los países de la UE. | Ejemplos de Suplementos: Multivitaminas, mezclas de probióticos, suplementos alimenticios a base de complejos de plantas. | |
| No alimentario: Productos de alto riesgo. Mezclas con sensibilizadores registrados que requieren declaraciones/advertencias CLP. Biocidas. Productos de varios componentes. Productos eléctricos domésticos y a batería. | Ejemplos de No Alimentos: Maquillaje, cuidado de la piel, laca para el cabello, gel de afeitar, toallitas, pasta de dientes, enjuague bucal, limpieza y detergentes, primeros auxilios, monitores, kits de prueba de embarazo, alimentos para mascotas, productos de fragancia, etiquetado de juguetes complejos, sets de regalo/sets de varios componentes, pequeños electrodomésticos, electrodomésticos blancos, dispositivos infrarrojos, dispositivos Bluetooth, dispositivos Wi-Fi. |
Factores que afectan el costo:
Los agregados al tiempo de revisión tendrán un aumento correspondiente en el costo.
- Los productos que tienen normas armonizadas en diferentes mercados reducirán el tiempo de revisión.
- La cantidad de mercados con los que el producto debe cumplir afectará el tiempo de revisión.
- Por ejemplo, solicitar todos los países de la UE implicará una verificación cruzada para el cumplimiento contra 27 países, lo que aumentará el tiempo de revisión. Recomendamos solicitar sus mercados inmediatos/a corto plazo, ya que siempre puede agregar mercados adicionales en una etapa posterior como una actualización menor del proyecto.
- Los productos que tienen “cruzamiento”, es decir, solo tienen cambios menores como color/cantidad/tamaño que no afectan la formulación/ingredientes o los requisitos reglamentarios, están sujetos a descuento cuando se envían al mismo tiempo para su revisión:
- 1ra presentación – 100%
- Producto 2 (cruzamiento) – 50% del costo de revisión
- Producto 3 en adelante (cruzamiento) – 25% del costo de revisión
- Los productos presentados en intervalos de tiempo diferentes no están sujetos a descuento de cruzamiento, pero se puede aplicar un descuento a discreción del revisor del producto.
- El cruzamiento es identificado y aplicado por el revisor del producto, pero puede ayudar claramente identificando la agrupación de productos en el documento de dirección dedicado proporcionado con la presentación en línea. Esto a menudo conduce a la intersección en productos.
- Los idiomas adicionales para etiquetado, cuando se requieran o deseen, pueden proporcionarse, pero normalmente tienen un precio como un proceso separado. Esto se debe a que la traducción se implementa después de la revisión reglamentaria, una vez que el texto del paquete para el material gráfico del producto se haya confirmado en inglés.
Los precios proporcionados en la etapa de cotización se basan en el producto siendo un desarrollo nuevo que requerirá más atención. Los productos existentes en el mercado normalmente tendrán archivos de soporte claramente establecidos que requieren menos tiempo de revisión y, por lo tanto, los costos se reducirán en consecuencia. El archivo en línea tiene un diseño estructurado para ayudarlo a asegurarse de que tenga los datos de soporte relevantes archivados.
Se proporciona una guía adicional sobre esto cuando comienza a trabajar con nosotros.
El cargo mensual por el Servicio de Representación Autorizada es un costo fijo para mantener el proceso simple. A diferencia de los competidores, no cobramos por año (a nadie le gusta una factura grande y no atrapamos a los clientes en acuerdos). En cambio, el cargo por el Servicio de A.R. se factura mensualmente a mes vencido con el requisito de que se dé un aviso de un mes si se va a detener el servicio en el producto.
Al cobrar el precio de revisión por separado, podemos ofrecerte las siguientes opciones flexibles:
- Posponer el inicio del Servicio de A.R. – para que puedas tener el producto revisado y listo para comenzar, y luego iniciar el Servicio de A.R. una vez que estés listo para enviar. Te alentamos a que revises los productos lo antes posible para evitar cuellos de botella con grandes volúmenes de líneas de productos o situaciones en las que tengas lagunas en la documentación de respaldo.
- Si tu producto es estacional, solo debes pagar por el tiempo que el producto esté en venta (‘en el mercado’). Cuando el producto ya no se esté vendiendo, puedes detener el Servicio de A.R. e iniciarlo nuevamente al comienzo de la próxima temporada de ventas. Solo requerimos un aviso de un mes al detener o iniciar el servicio. Cualquier cambio o actualización en el producto y el PIF debe comunicarse con el evaluador de productos en el equipo de CERT.
- Los productos pueden ser representados durante el tiempo que sea necesario, con el período más corto siendo de 1 mes calendario. Hay casos muy raros en los que un producto estará en el mercado durante menos de un mes. Si eso sucede y tienes grandes volúmenes de líneas de productos, por favor ponte en contacto para discutir tus necesidades.
Los únicos requisitos clave son:
- El producto debe haber sido revisado y se debe haber proporcionado aprobación por escrito de la idoneidad para los mercados previstos en los que deseas vender.
- El Servicio de A.R. debe iniciarse antes de que se envíe el producto.
Los descuentos son acumulativos y se basan en la cantidad de líneas de productos/SKUs. Cuantas más líneas de productos tenga, menor será el precio promedio por SKU. Los descuentos están “cargados al principio” para ayudar a mantener los costos bajos. Esto es especialmente útil si está ingresando al mercado de exportación:
| Producto 1 | 10% descuento |
| Producto 2 | 5% descuento |
| Producto 3 | 3% descuento |
| Producto 4 | 2% descuento |
| Producto 5 y siguientes | 1% descuento |
El descuento del 1% se aplica a las 40 primeras líneas de productos, tras lo cual se establece un coste fijo por línea de producto.
Si su gama de productos excede los 40 SKUs, podremos confirmar el precio por SKU adicional.
Toda la información que proporciona se guarda en un servidor seguro (Office 365) que utiliza TLS1.2, tráfico de datos encriptado mediante TLS y IPSec y autenticación de múltiples factores.
Se le proporcionan dos niveles de acceso:
Acceso de lectura/escritura – que le permite cargar y modificar documentación en el archivo y descargar cualquier documentación que necesite. Esto no permite la eliminación masiva o la reestructuración de archivos para ayudar a mantener segura su documentación.
Acceso de administrador – Dado que estos son sus datos y usted es el propietario, un usuario nominado(s) – preferiblemente un único administrador para una comunicación simple y directa – que tiene un acceso más seguro a la carpeta y puede modificar los detalles según lo desee en el archivo.
CERT se enorgullece de proporcionar a los clientes una respuesta rápida en los proyectos y oficialmente tiene como objetivo aprobar productos en un plazo de 5 días laborables. Realísticamente, a menudo es antes que eso y depende de los volúmenes de trabajo actuales. Apreciamos que sus proyectos son importantes para su negocio y esto requiere una buena gestión de proyectos por nuestra parte para evitar “cuellos de botella”. Usted puede ayudar enviando los productos lo antes posible para su revisión, especialmente para grandes volúmenes de líneas de productos/ SKU. Esto ayuda a construir márgenes de tiempo adecuados para nosotros para asegurarnos de que los productos son correctos y permitirle tiempo para manejar cualquier brecha en la información necesaria para completar la revisión.
El equipo no puede enfatizar lo importante que es no dejar las evaluaciones para el “último minuto”, ya que los proyectos bajo presión de tiempo (es decir, que necesitan menos de 24 horas) incurrirán en un recargo del 25% en la evaluación y no dejará ningún margen de tiempo para manejar cualquier información faltante.
Una vez que se haya aprobado el Acuerdo de Servicio, CERT tendrá su archivo seguro en línea funcionando dentro de las 24 horas. Entonces, dependerá de qué tan rápido pueda completar la información en el PIF. Realísticamente, si tiene un producto existente para el que está buscando Representación Autorizada, siempre que tenga todos los detalles a mano y el arte actualizado, podría estar listo para “presionar el botón” en una semana.
Como se mencionó anteriormente, su información está segura y solo es accesible por ustedes y su profesional regulador designado por CERT. Puede haber instancias en las que un tercero involucrado en la distribución de su producto solicite confirmación. NO les proporcione ningún enlace seguro que se le haya proporcionado para sus datos, en su lugar, le recomendamos una de las siguientes opciones:
- Puede descargar y enviar por correo electrónico una copia de la declaración proporcionada por su Revisor de Productos, confirmando la idoneidad del producto que establece los mercados para los que ha sido confirmado.
- Podría descargar la carpeta del producto y enviarla por correo electrónico, pero esto puede ser voluminoso y poner en riesgo su propiedad intelectual.
- Por un pequeño cargo administrativo, podemos configurar un enlace seguro temporal, de solo lectura, restringido a la persona que lo solicitó. Tenga en cuenta que pueden descargar información mientras esté disponible para ellos, pero no pueden modificar ni agregar detalles a la información de su producto. Esta es la opción segura para compartir una carpeta de información.
- La opción más segura es el acceso a un solo documento en su carpeta, que puede compartir con una persona designada, dentro de un período de tiempo específico. El documento es de solo lectura y no se puede descargar.
Si necesita una de estas opciones de servicio, comuníquese con su Revisor de Productos dedicado para obtener ayuda.